Onboarding: o que precisa ter (ou ser)?

O onboarding é o momento em que uma pessoa recém contratada é integrada à organização. Estatísticas apontam que empresas que investem em onboarding geram muito mais engajamento e produtividade, evitando grandes despesas.

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O processo de onboarding é o processo de integração dos funcionários. Acreditamos que é um momento indispensável, pois situa as pessoas em seus papéis, adapta às filosofias, valores e ao que a empresa tem a oferecer, trabalhando diretamente na marca empregadora. 

É bom lembrar que o onboarding não se refere somente à primeira conversa de boas vindas, ou ao kit de materiais de escritório enviado para a casa das pessoas. Precisamos encarar esse processo como o início da construção de uma relação a longo prazo.

Existem algumas organizações que defendem que o onboarding acontece durante todo o primeiro ano de empresa. É claro, os pontos de contato são diminuídos ao longo do tempo. Ainda assim, é preciso continuar olhando para a experiência dessa pessoa que acabou de chegar na companhia.

Por que precisamos olhar para onboarding?

Além de ser um momento de integração, é também importante para o engajamento das pessoas. O onboarding gera maior comprometimento com o sucesso da companhia, porque faz com que as pessoas se sintam pertencentes à ela desde o primeiro instante. 

Um artigo publicado pela Harvard Business Review aponta que quase 33% dos novos contratados procuram um emprego novo nos primeiros seis meses de trabalho. Entre os Millennials, essa porcentagem é ainda maior, e acontece mais cedo. Segundo o artigo, estima-se que os custos organizacionais da rotatividade de funcionários variam entre 100% e 300% do salário do funcionário substituído. Isso porque, normalmente, leva oito meses para uma pessoa recém-contratada atingir produtividade total, caso seja bem incentivada. 

Uma pesquisa da MIT Sloan aponta que a integração pode ser o momento mais crítico na experiência de um colaborador e que tem impacto duradouro e direto no engajamento, desempenho e retenção. 

Mesmo com esse alto impacto no rendimento dos funcionários, grande parte das empresas não têm ou nem sequer pensam sobre o processo de onboarding:

Como pensar em um processo de onboarding eficaz?

É importante entender que o onboarding não serve apenas de boas vindas ou para falar de número e impacto. Esse deve ser um momento que a pessoa se integre ao time, conte sua história, fale porquê está chegando ali e o que agrega. É uma relação de longo prazo que está sendo construída pelas duas partes envolvidas. Falar da empresa é importante, mas ter esse espaço para a pessoa se expressar é tão importante quanto. 

O onboarding pode ser focado na identidade pessoal, em vez da identidade organizacional. Isso traz mais engajamento e mais satisfação no trabalho. Afinal, a partir do momento que a pessoa sente que tem espaço para ser quem é e que está em um ambiente de segurança psicológica, o processo de integração fica mais empolgante e menos cansativo. 

Separamos, aqui, algumas dicas práticas que pode ajudar você a desenvolver um processo de onboarding para a sua companhia:

#1 – o processo de onboarding começa antes do primeiro dia de trabalho

Desde o momento em que a pessoa aceitar a proposta, mande um e-mail, comemore. Explique quando vão ser os pontos de contato que a organização terá com ela e quais as pautas abordadas. Direcione a pessoa.

#2 – avise e comemore com resto do time

Lembre-se que com a chegada da pessoa, o time não é mais o mesmo. A partir deste momento, é um time novo. Portanto, lembre-se de organizar um momento de chegada e apresentação. Defina um parceiro que possa acompanhar ela mais de perto e tirar as dúvidas do dia a dia. É importante ter alguém que represente a cultura da organização e que servirá de exemplo e referência.

#3 – envie alguma surpresa interessante

Kits, guias de cultura, algum livro marcante para a organização são presentes que podem demonstrar atenção da empresa com a pessoa selecionada. Além disso, o colaborador começa a entender um pouco sobre os princípios das bases fundantes do modelo organizacional.

Outra ideia é enviar uma quantia de dinheiro para a pessoa, deixando com que ela defina o que está precisando e o que será importante para ela nessa nova jornada dentro da organização. Assim, em vez de ditar o que a pessoa precisa, a companhia deixa com que ela entenda suas próprias necessidades.

#4 – tenha um ponto de informações

Nos primeiros dias, as informações são muitas e não há como esperar que a pessoa lembre de tudo. Por isso, é interessante estabelecer um lugar de referências, seja um manual, algum arquivo na intranet, links de referências ou orientações manuais. O importante é que a pessoa possa sempre retornar e tirar dúvidas.

#5 – pense em um cronograma

É interessante pensar em um cronograma de onboarding. Pense nos primeiros 90 dias, com quem a pessoa deve conversar, o que deve ler e quais vídeos assistir. Você pode estabelecer uma trilha de onboarding um pouco mais autogerida, com alguns vídeos já gravados e materiais prontos, tornando o processo mais ativo.

#6 – mantenha um ponto de contato com frequência

No início, é interessante ter mais frequência e ir diminuindo aos poucos. No entanto, o ponto de contato é essencial para passar e coletar feedbacks, não apenas relacionados ao onboarding, mas também sobre a performance da pessoa durante o primeiro momento.

#7 – gere pertencimento

É importante gerar pertencimento, pensando em momentos de interação. Marque um happy hour no final do dia, ainda em horário de trabalho. Faça com que as pessoas falem de si e interajam entre si.

Uma ideia interessante é um contrato de segurança psicológica no trabalho, ter um momento com todo o time para que as pessoas entendam quais são as práticas e ferramentas importantes, e como lidam com gerenciamento de atividades.

Lembre-se: pessoas que não se sentem pertencentes ao grupo, dificilmente doarão esforços para realizarem seus trabalhos.

#8 – use tecnologia, sem esquecer do contato humano

É interessante usarmos a tecnologia a nosso favor, mas não podemos esquecer do contato humano, que é o que realmente vai fazer diferença. No processo online, essa atenção é ainda mais necessária.

Humanize o onboarding

Depois do processo de educação e seleção, os primeiros contatos da pessoa selecionada com a organização devem ser humanizados e satisfatórios. Afinal, as estatísticas de integração efetiva revelam que uma boa experiência e visão da empresa torna as pessoas comprometidas e mais engajadas com a mesma, alcançando melhores resultados.